Jeden úřad - dvě působnosti (5. část)
V předchozích číslech Jabloneckého měsíčníku jsme stručně popsali některé modelové situace, které mohou nastat při výkonu veřejné správy. Tentokrát se zmíníme o formách komunikace s městským úřadem.
V podstatě existují tři možnosti - elektronická komunikace, písemná forma a osobní návštěva úřadu.
Elektronická forma je nejmodernějším způsobem komunikace s úřadem, jehož význam bude v dalších letech ještě posilovat. Občan se může obracet pomocí e-mailu přímo na jednotlivé úředníky. Tato korespondence se ale na úřadě neeviduje. Pro úřední korespondenci s MěÚ je zřízena elektronická adresa mujablonec@mestojablonec.cz a adresa dotazy@mestojablonec.cz. O korespondenci došlé na tyto adresy, která má povahu písemných podání, se vede samostatná evidence a je sledováno její vyřízení. K vyřízení některých podání je nezbytné jejich předložení v podobě „originálu“ s vlastnoručním podpisem. Tyto podmínky splňuje podání opatřené zaručeným elektronickým podpisem, získaným od certifikovaných autorit. Tato podání se potom doručují úřadu výhradně na adresu epodatelna@mestojablonec.cz. Elektronicky zatím nelze u úřadu uplatňovat žádosti, kde zákon vyžaduje podání na originálním tiskopisu, např. žádosti o vydání osobních dokladů.
Písemná forma má nesporné výhody. Tou hlavní je průkaznost projevu vůle - kdykoliv se lze k dopisu vrátit a je i s časovým odstupem zřejmé, kdo, kdy a co požadoval. Přitom není nutné vynakládat prostředky za poštovné. Písemnost lze předat na podatelně MěÚ a pro úřad písemnost převezme i vnitřní informační středisko v přízemí radnice, které je otevřeno denně do 17:00 hod. Je vhodné si u dopisu pořídit kopii a nechat si ji při předání potvrdit. Pro některé druhy řízení je písemná forma nezbytná, jedná se většinou o různé formuláře vyžadované při výkonu státní správy. Tyto tiskopisy občan obdrží na příslušných odborech úřadu a většina z nich je k dispozici na internetových stránkách města. Písemnou formu musí mít obligatorně i podání odvolání proti vydaným správním rozhodnutím.
Žádný obecný právní předpis nestanovuje úřadu povinnost na běžné písemné podání v určené lhůtě odpovědět. To ale neznamená, že by bylo možné dopis hodit do koše. Písemnost přijatá MěÚ je podle „spisového řádu MěÚ“ zaznamenána do systému spisové služby a je zařazena k vyřízení. Pro vyřízení jednotlivých podání se vychází ze znění zvláštních zákonů, z nichž nejznámější je zákon o správním řízení, podle kterého jsou rozhodnutí vydávána v jednoduchých věcech bezodkladně, v ostatních případech do 30 dnů, u složitějších může být lhůta i delší. O peticích se rozhoduje také ve lhůtě 30 dnů. Žádosti o informace je úřad povinen poskytovat do 15 dnů atp. Pro oblast samosprávy platí vnitřním předpisem obecně stanovená lhůta k vyřízení 30 dnů, která však může být prodloužena v návaznosti na termíny jednání orgánů města. Takže např. pro vyřízení záležitostí, spadajících do působnosti zastupitelstva města, je stanovena lhůta k vyřízení 90 dnů.
O tom, že byla určitá záležitost vyřízena a jak byla vyřízena, je vždy pořízen záznam v písemné podobě. Pokud je vydáváno správní rozhodnutí, je doručováno účastníkům řízení. Žádosti na úseku samosprávy adresované ke kolektivním orgánům města (zastupitelstvo, rada) jsou projednávány na zasedáních těchto orgánů a usnesení je zveřejněno na úřední desce a na webových stránkách města. Žadatel (např. nájemce nebytového prostoru v majetku města) je potom o usnesení a dalších potřebných krocích písemně vyrozuměn. Občan má právo se na úřad obracet a dotazovat se na způsob vyřízení jeho podání.
Při osobní návštěvě úřadu lze využít výhody osobního kontaktu k rychlejšímu vyřízení věci a snazšímu objasnění požadavku. I zde existují případy, kdy je osobní účast na jednání nezbytná - jde například o projednávání přestupků. Poměrně málo je využívána možnost osobní přítomnosti na veřejném zasedání zastupitelstva města, i když zde mají občané možnost vyjadřovat se přímo k projednávaným věcem a ovlivnit tak rozhodování.
Za kombinovanou formu lze považovat situaci, kdy se občan dostaví na úřad osobně, avšak svůj názor nesdělí ústně neformálním způsobem, ale nadiktuje ho doslovně do protokolu, který vyhotoví úředník a občan text jenom podepíše. Takový postup je využíván například při podávání stížností a oznamování přestupků, v určitých fázích je běžný i v řízeních v přenesené působnosti, například při protokolaci z místních šetření.
JUDr. Jiří Nesvadba
tajemník MěÚ
