Jednací řád upravuje přípravu, svolávání a průběh jednání pracovní skupiny, dále způsob jejího usnášení a kontrolu plnění přijatých usnesení, další otázky související s organizací a vlastním průběhem jednání pracovní skupiny.
Jednání jsou veřejná.
Pracovní skupina (dále jen PS) se schází dle předem stanoveného harmonogramu a dle aktuální potřeby, nejméně však 4 krát během kalendářního roku. Schůzky PS svolává manažer případně stanovený zástupce nebo koordinátor komunitního plánování.
Jednání musí být svoláno tak, aby pozvánka na jednání (informace o konání jednání) s předběžným programem byla doručena členům nejméně 7 dní před jeho konáním. Toto ustanovení neplatí, je-li dán naléhavý důvod ke konání jednání ve lhůtě kratší než 7 dnů nebo jde o náhradní termín jednání.
Přípravu jednání organizuje manažer PS ve spolupráci s koordinátorem KP, přičemž stanoví zejména:
Právo předkládat návrhy k zařazení do programu připravovaného jednání mají všichni členové pracovní skupiny a členové řídící skupiny.
Své návrhy předkládají manažerovi, a to nejpozději do 3 dnů před plánovaným jednáním.
Členové PS jsou povinni se zúčastnit každého jednání, případnou neúčast omlouvají manažerovi a to nejpozději 3 dny před jednáním skupiny.
Rovněž navrhovatelé předkládaných materiálů zařazených do programu jednání jsou povinni se tohoto jednání zúčastnit.
Účast na jednání stvrzují všichni účastníci svým podpisem do prezenční listiny.
Jednání se může zúčastnit každý zájemce po předchozí dohodě s manažerem skupiny nebo koordinátorem.
Tento účastník jednání nemá hlasovací právo.
Jednání se mohou zúčastnit přizvaní hosté. Hosté se mohou zapojit do diskuse, nemají hlasovací právo.
Nový zájemce o členství se zúčastní minimálně jednoho jednání jako host a na dalším jednání členové PS hlasují o jeho členství. Členem PS se zájemce stává, pokud jeho členství schválí nadpoloviční většina přítomných členů skupiny.
Členství v pracovní skupině je dobrovolné a převoditelné na jiného zástupce téže organizace. Každá organizace má vždy pouze jeden hlas.
Členství v PS zaniká, nezúčastní-li se člen tří po sobě jdoucích jednání PS bez omluvy, ani jiným způsobem neprojeví svoji aktivitu, nebo ve členství pokračovat nechce.
O zániku členství informuje pracovní skupinu manažer.
Přestup členů mezi pracovními skupinami je možný se souhlasem dotčených pracovních skupin.
Manažer (v případě nepřítomnosti jeho zástupce, koordinátor KP) vede jednání a řídí diskusi. Manažer řídí případné hlasování, jehož výsledek zjišťuje a vyhlašuje.
V zahajovací části jednání manažer:
PS je usnášení schopná, pokud je přítomna nadpoloviční většina jejích členů. Manažer, případně jím určený zástupce, pořizuje zápis z jednání PS. Zápis je na následujícím jednání schválen. Součástí zápisu je prezenční listina. Zápis obsahuje:
Zápis rozesílá účastníkům elektronicky do 7 dnů manažer, případně koordinátor. Zápisy z jednání skupin musí být k nahlédnutí u koordinátora komunitního plánování.
Členové PS i hosté jsou povinni dodržovat mlčenlivost o všech projednávaných skutečnostech. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení členství v PS.
V komunitním plánování se bude pro schvalování návrhů usnesení používat hlasování. Usnesení PS je přijato, pokud pro něj hlasovala nadpoloviční většina přítomných členů. Za mimořádných okolností mohou členové PS hlasovat elektronicky a to tímto způsobem:
Jednací řád PS může být změněn na základě podnětu členů PS. Ke schválení změn je nutný souhlas nejméně 50% všech členů pracovní skupiny. Následně je předložen k projednání Řídící skupině, do komise humanitní a sociální péče a radě města.
Nedílnou součástí Jednacího řádu je dokument Organizační struktura komunitního plánování sociálních a navazujících služeb Jablonecka.
Jednací řád je platný a nabyl účinnosti dnem jeho schválení.
Tento Jednací řád byl schválen usnesením rady města č. RM/402/2019 ze dne 5.9.2019