Pozůstalý manžel/ka nebo příbuzný zemřelého.

Podmínkou pro zápis do Zvláštní matriky v Brně je, aby osoba, jíž se zápis týká byla státním občanem České republiky.

- osobní návštěva pozůstalého u matričního úřadu - sepsání zápisu o úmrtí nastalého v cizině pro Zvláštní matriku v Brně na základě předložení potřebných dokladů

• 1. cizozemský úmrtní list s úředním překladem do českého jazyka
• 2. jestliže k úmrtí došlo ve státě, s nímž není uzavřena dvoustranná mezinárodní smlouva nebo dohoda o právní pomoci, musí být cizozemský úmrtní list doplněn o vyšší ověření - tzn. superlegalizaci na zastupitelském úřadě ČR v cizině nebo Apostillu (informaci, který úřad v cizině vystaví Apostillu podá matrika, kde byl vydán cizozemský úmrtní list).Vyšší ověření tzn. Apostillu musí mít cizozemský úmrtní list vydaný např. v Německu,v Itálii, v USA, ve Velké Británii, ve Švýcarsku  atd.
• 3. doklad o státním občanství Čeké republiky zemřelého (např. platný občanský průkaz, platný cestovní pas ČR, popř. osvědčení o státním občanství ČR)
• 4. oddací list, popř. rodný list zemřelého
• 5. OP pozůstalého manžela/ky

Vystavení 1. úmrtního listu zvláštní matrikou v Brně je bez poplatku.

- sepsaný zápis úmrtí do Zvláštní matriky Brna je odesílán bezprostředně po doložení všech potřebných dokladů - Zvláštní matrika v Brně vystaví originál úmrtního listu do 30-ti dnů, ve složitějších případech až do 60-ti dnů a vrátí ho k předání odesílajícímu matričnímu úřadu.