Jednací řád pracovních skupin

Jednací řád pracovních skupin komunitního plánování sociálních a navazujících služeb Jablonecka.

I. Úvodní ustanovení

Jednací řád upravuje přípravu, svolávání a průběh jednání pracovní skupiny, dále způsob jejího usnášení a kontrolu plnění přijatých usnesení, další otázky související s organizací a vlastním průběhem jednání pracovní skupiny.

Jednání jsou veřejná.

II. Svolávání pracovní skupiny

Pracovní skupina (dále jen PS) se schází dle předem stanoveného harmonogramu a dle aktuální potřeby, nejméně však 4 krát během kalendářního roku. Schůzky PS svolává manažer případně stanovený zástupce nebo koordinátor komunitního plánování.

Jednání musí být svoláno tak, aby pozvánka na jednání (informace o konání jednání) s předběžným programem byla doručena členům nejméně 7 dní před jeho konáním. Toto ustanovení neplatí, je-li dán naléhavý důvod ke konání jednání ve lhůtě kratší než 7 dnů nebo jde o náhradní termín jednání.

III. Příprava jednání

Přípravu jednání organizuje manažer PS ve spolupráci s koordinátorem KP, přičemž stanoví zejména:

  • dobu, místo a program jednání
  • způsob projednání materiálů a návrhů opatření

Právo předkládat návrhy k zařazení do programu připravovaného jednání mají všichni členové pracovní skupiny a členové řídící skupiny.

Své návrhy předkládají manažerovi, a to nejpozději do 3 dnů před plánovaným jednáním.

IV. Účast členů na jednání

Členové PS jsou povinni se zúčastnit každého jednání, případnou neúčast omlouvají manažerovi a to nejpozději 3 dny před jednáním skupiny.

Rovněž navrhovatelé předkládaných materiálů zařazených do programu jednání jsou povinni se tohoto jednání zúčastnit.

Účast na jednání stvrzují všichni účastníci svým podpisem do prezenční listiny.

V. Účast dalších osob na jednání

Jednání se může zúčastnit každý zájemce po předchozí dohodě s manažerem skupiny nebo koordinátorem.

Tento účastník jednání nemá hlasovací právo.

Jednání se mohou zúčastnit přizvaní hosté. Hosté se mohou zapojit do diskuse, nemají hlasovací právo.

VI. Přijímání nových členů a zánik členství

Nový zájemce o členství se zúčastní minimálně jednoho jednání jako host a na dalším jednání členové PS hlasují o jeho členství. Členem PS se zájemce stává, pokud jeho členství schválí nadpoloviční většina přítomných členů skupiny.

Členství v pracovní skupině je dobrovolné a převoditelné na jiného zástupce téže organizace. Každá organizace má vždy pouze jeden hlas.

Členství v PS zaniká, nezúčastní-li se člen tří po sobě jdoucích jednání PS bez omluvy, ani jiným způsobem neprojeví svoji aktivitu, nebo ve členství pokračovat nechce.

O zániku členství informuje pracovní skupinu manažer.

Přestup členů mezi pracovními skupinami je možný se souhlasem dotčených pracovních skupin.

VII. Průběh jednání

Manažer (v případě nepřítomnosti jeho zástupce, koordinátor KP) vede jednání a řídí diskusi. Manažer řídí případné hlasování, jehož výsledek zjišťuje a vyhlašuje.

V zahajovací části jednání manažer:

  • vyhlásí začátek jednání
  • konstatuje přítomnost/nepřítomnost účastníků jednání a usnášeníschopnost PS
  • nechá členům PS schválit program

PS je usnášení schopná, pokud je přítomna nadpoloviční většina jejích členů. Manažer, případně jím určený zástupce, pořizuje zápis z jednání PS. Zápis je na následujícím jednání schválen. Součástí zápisu je prezenční listina. Zápis obsahuje:

  • den a místo jednání
  • seznam účastníků jednání
  • program a průběh jednání
  • podané návrhy a dotazy
  • schválené znění usnesení
  • případný výsledek hlasování
  • uložené úkoly a termíny jejich plnění
  • další skutečnosti, které by se podle rozhodnutí členů PS měly stát součástí zápisu

Zápis rozesílá účastníkům elektronicky do 7 dnů manažer, případně koordinátor. Zápisy z jednání skupin musí být k nahlédnutí u koordinátora komunitního plánování.

Členové PS i hosté jsou povinni dodržovat mlčenlivost o všech projednávaných skutečnostech. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení členství v PS.

VIII. Usnesení z jednání

V komunitním plánování se bude pro schvalování návrhů usnesení používat hlasování. Usnesení PS je přijato, pokud pro něj hlasovala nadpoloviční většina přítomných členů. Za mimořádných okolností mohou členové PS hlasovat elektronicky a to tímto způsobem:

  1. manažer PS (případně koordinátor) zašle všem členům materiál, který bude předmětem hlasování
  2. jednotliví členové PS mají možnost v daném termínu na předepsaném formuláři označit svoji volbu: ano/ne/zdržuji se hlasování
  3. formulář se svou odpovědí zašlou elektronicky manažerovi (případně koordinátorovi) a ten zpracuje všechny odpovědi a do 3 dnů oznámí výsledek hlasování
  4. výsledek hlasování bude uveden v následujícím zápise z jednání

IX. Změny v jednacím řádu

Jednací řád PS může být změněn na základě podnětu členů PS. Ke schválení změn je nutný souhlas nejméně 50% všech členů pracovní skupiny. Následně je předložen k projednání Řídící skupině, do komise humanitní a sociální péče a radě města.

X. Přílohy

Nedílnou součástí Jednacího řádu je dokument Organizační struktura komunitního plánování sociálních a navazujících služeb Jablonecka.

Jednací řád je platný a nabyl účinnosti dnem jeho schválení.

Tento Jednací řád byl schválen usnesením rady města č. RM/402/2019 ze dne 5.9.2019

Vytvořeno 26.2.2008 9:40:21 - aktualizováno 29.5.2020 12:29:04 | přečteno 4563x | Petr Vitvar