O zápis do zvláštní matriky může požádat fyzická osoba, které se zápis týká.

Podmínkou pro zápis do Zvláštní matriky v Brně je, aby osoba, jíž se zápis týká byla státním občanem České republiky.

Dostavit se osobně na kterýkoliv matriční úřad v České republice nebo na zastupitelský úřad České republiky v cizině, předložit předepsané doklady a sepsat zápis o uzavření manželství.

• - cizozemský oddací list přeložený do českého jazyka (úředním překladatelem v České republice). Jestliže k matriční události došlo ve státě, s nímž není uzavřena smlouva nebo dohoda o právní pomoci, musí být cizozemský matriční doklad doplněn o vyšší ověření - tzn. superlegalizován zastupitelským úřadem ČR, popř. tzv. APOSTILLOU.
• Pokud v cizozemském oddacím listě není uvedena dohoda o příjmení manželů po uzavření manželství, musí oba manželé před úřadem, kde budou sepisovat žádost o zápis manželství do Zvláštní matriky v Brně, podepsat dohodu o příjmení, které budou užívat po uzavření manželství.
• - doklad o státním občanství (platný občanský průkaz, příp. osvědčení o státním občanství ČR nebo platný cestovní pas doplněný čestným prohlášením o nepozbytí státního občanství ČR)
• - rodné listy snoubenců (občanů ČR, pokud druhý snoubenec již není státní občan ČR a narodil se v České republice - rodný list doložit vždy)
• - u rozvedených státních občanů České republiky rozsudek o rozvodu předchozího manželství s razítkem nabytí právní moci (pokud byl rozvod vysloven na území cizího státu, s nímž není uzavřena dohoda (není signatářem Haagské úmluvy), musí být rozsudek uznán Nejvyšším soudem ČR v Brně. (Bližší informace o nutnosti uznání rozsudku NS ČR podá matriční úřad)
• - u ovdovělých úmrtní list
• - v případě, že ženich nebo nevěsta byli rozvedeni a po rozvodu přijali zpět své dřívější příjmení ve lhůtě 30 dnů od nabytí právní moci rozsudku o rozvodu, je nutno předložit příslušný doklad
• - pokud bylo vydáno rozhodnutí o změně příjmení nebo jména matričním úřadem v České republice - předložit doklad.

Za vydání prvopisu oddacího listu Zvláštní matrikou v Brně není stanoven žádný poplatek.

Matriční úřad postoupí zápis o uzavření manželství do Zvláštní matriky v Brně bezprostředně po sepsání.